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Privacy: web mail o client mail
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Aziende e liberi professionisti, oggigiorno, non possono fare a meno di utilizzare nel loro lavoro le caselle di posta elettronica, sia quelle standard che quelle certificate.
Con l´entrata in vigore del GDPR regolamento (UE) n. 2016/679 risulta molto importante stabilire una strategia di utilizzo delle proprie caselle mail nell´ambito dei dati relativi alla privacy. A prescindere che si utilizzi il servizio web mail o il software client installato nel proprio pc la prima verifica che bisogna effettuare riguarda il provider con il quale stiamo sottoscrivendo il contratto. Infatti, a prescindere dal fatto che il servizio possa essere gratuito o a pagamento, il provider a cui ci stiamo affidando deve soddisfare le diverse prescrizioni del gdpr soprattutto quelle legate alla modalità di archiviazione e al luogo di archiviazione che preferibilmente deve avere la sua dislocazione in un paese Europeo in cui sia adottato il gdpr.
Effettuato questo primo passo si deve ora analizzare quali sono le esigenze e le modalità con cui si utilizza la casella mail, da queste risposte dipenderà la scelta sull´utilizzare il servizio web mail o il software client mail.
Generalmente si utilizzava il servizio web mail se si doveva accedere alla mail da diversi dispositivi e si aveva l´esigenza di conservare nel server mail i diversi messaggi di posta in modo da poter essere letti dai diversi dispositivi utilizzati. Al giorno d´oggi la stessa soluzione si può avere utilizzando nella configurazione del proprio client il protocollo IMAP.
Invece si utilizzava il client mail perchè si aveva la necessità di gestire diverse caselle mail utilizzando un unico applicativo. Attualmente alcuni provider consentono di utilizzare la propria interfaccia web mail per gestire anche altre caselle di posta.
Ora vi starete chiedendo ma allora si può scegliere indifferentemente sia l´una che l´altra?
La risposta è NO in particolare per quanto concerne l´archiviazione e il salvataggio dei dati. Qualora decideste di utilizzare il software client potreste configurare il sistema di gestione mail in modo che i messaggi vengano scaricati nel PC e non conservati nel server (configurazione che consentirebbe di avere le diverse informazioni esclusivamente nel pc in cui è stato installato il client mail riducendo sia la probabilità di subire un furto di informazioni, sia la quantità di dati violati qualora qualche malintenzionato riuscisse ad accedere alla vostra casella di posta). Altra condizione a vantaggio del client è quella relativa alla conservazione dell´indipendenza fra le diverse caselle mail infatti l´utilizzo del sevizio web mail per caselle mail provenienti da diversi provider si fonda sul permesso al provider principale di accedere alle diverse caselle mail. In questo modo, in caso di violazione del provider principale, la perdita di dati riguarderebbe tutte le caselle mail situazione che verrebbe evitata utilizzando un client con accesso con password e archiviazione dei dati basati su crittografia.
A vantaggio dell´utilizzo della web mail sono soprattutto le caratteristiche di flessibilità di gestione e in particolare all´utilizzo di diversi dispositivi caratteristica importantissima per coloro che fanno uso, in ambito lavorativo di smartphone, tablet e pc.
La soluzione, relativamente alla scelta tra web mail e client mail, potrebbe essere a metà strada tra le due strategie infatti riuscendo a sviluppare una serie di protocolli comportamentali di gestione in modo da diversificare i messaggi in funzione dei contenuti e configurare i diversi dispositivi in relazione alle precedenti scelte si riuscirebbe a migliorare la sicurezza della nostra infrastruttura e la protezione dei diversi dati.
 

 

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